Erster Schritt zur Vereinfachung im Büro

29.05.2018 11:32

Papierdokumente digitalisieren, Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Anfallende, zahlreiche Dokumente, wie z.B. Lieferscheine und Eingangsrechnungen füllen täglich den Posteingang in vielen Handwerksbetrieben. Der Aufwand, all diese Papiere zu sichten, abzulegen und im Unternehmen weiter zu verteilen, ist sehr groß. Gleichzeitig erfordern diese vielen Dokumente im Betrieb einen verantwortungsvollen Umgang, damit diese auch wiedergefunden werden können. Der Wunsch nach einer perfekten, sicheren und nachvollziehbaren Lösung liegt da Nahe. Der Arbeitsaufwand sollte dabei für den Handwerksbetrieb jedoch so einfach wie möglich sein. Auch das Wiederauffinden der abgelegten Dokumente und Informationen darf nur ein Minimum an Zeit dauern wie das Suchen in irgendwelchen Ordnern oder Ablagen.

Funktionen für moderne Archivierung

Eine revisionssichere Ablage unter der Verschlagwortung mit einer OCR und die jederzeit originale Wiederherstellung (vom Finanzamt anerkannt) der Dokumente muss gewährleistet sein. Moderne Archivierung mit Arbeitsplatzscannern oder bestehenden Multifunktionssystemen sollte geprüft und nach den Bedürfnissen erörtert werden.

Im modernen Büroumfeld werden die Anforderungen jedoch nicht nur im Büro sondern auch in der mobilen Arbeitswelt immer weiter wichtiger. Egal ob Rapporte, Lieferscheine oder Stundennachweise können mit mobilen Endgeräte wie Tablet oder Smartphone direkt vom Kunden abgezeichnet, weitergeleitet und archiviert werden.

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